Toistuvat työvuorolistat (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotetta.
Maxtech Pro™ -tuotteille on erillinen ohje.

Toistuvat työvuorolistat mahdollistavat säännöllisesti toistuvien työvuorojen suunnittelun siten, että työvuorot suunnitellaan halutun pituisena jaksona, jota järjestelmä toistaa automaattisesti. Jos vuorot toistuvat esimerkiksi kolmen viikon kierrossa samanlaisina, voidaan toistuvilla työvuorolistoilla määrittää yksi kolmen viikon jakso ja asettaa se toistumaan automaattisesti, jolloin vain muutokset täytyy hallinnoida käsin Kalenteri-näkymässä.

Kun toistuva työvuorolista on määritetty, järjestelmä luo tapahtumat automaattisesti sen perusteella asetusten mukaisesti. Toistuvan työvuorolistan pohjalta luotuja tapahtumia voi muokata vastaavasti kuin käsin lisättyjäkin, joten yksittäisten muutosten tekeminen on helppoa.

Toistuvien työvuorolistojen tärkeimmät asetukset

Yleiset-välilehti

Yleiset-välilehden asetuksilla määritellään toistuvan työvuorolistan pituus, voimassaoloaika ja muut toimintaan liittyvät asetukset.

KENTTÄ	TARKOITUS
Asiakas	Valinnalla voidaan tehdä asiakaskohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun asiakkaaseen.
Kohde	Valinnalla voidaan tehdä kohdekohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun kohteeseen.
Listan pituus	Listan pituus määrittää, minkä pituisissa jaksoissa vuorot luodaan. Jos pituus asetetaan kalenteriviikkoina, se alkaa aina maanantaista. Jos pituus asetetaan päivinä, ajoitus riippuu asetetusta Tapahtumat luodaan alkaen -päivästä.
Tapahtumat luodaan alkaen	Ensimmäinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan.
Tapahtumat luodaan asti	Viimeinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan. Jos tyhjä, vuoroja luodaan toistaiseksi.
Tapahtumat luodaan … päivää etukäteen	Listan mukaiset vuorot luodaan, kun ensimmäiseen päivään on aikaa tässä asetettu määrä päiviä. Koko listan vuorot luodaan aina kerralla eli esimerkiksi kolmen kalenteriviikon pituiselta listalta luodaan kolmen viikon vuorot, kun listan ensimmäiseen päivään on aikaa tähän asetettu määrä päiviä.
Tapahtumat luodaan … tilaan	Tyypillisesti vuorot luodaan suunniteltu- tai valmistelu-tilaan. Suunnitellut vuorot näkyvät työntekijöille työvuorolistalla, valmistelu-tilassa olevat vuorot vain niille käyttäjille, joille on sallittu valmistelu-tilassa olevien vuorojen tarkastelu käyttäjäprofiilin asetuksissa. Suunniteltujen vuorojen näkyvyyttä voi rajata ajallisesti käyttäjäprofiilin asetuksella Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä.
Aloitusajankohta	Aloitusajankohta määrittää, mistä kohdasta listaa vuorojen luonti aloitetaan. Asetusta tarvitaan yleensä vain tilanteessa, jossa toistuvaan työvuorolistaan halutaan tehdä muutos tietystä päivästä eteenpäin. Tällöin kannattaa käyttää näkymän yläreunan Jatka listaa uudella listalla -painiketta, joka asettaa asetukset automaattisesti oikein valitun muutospäivän perusteella. Uusi toistuva työvuorolista toimii oletusarvolla, jos Tapahtumat luodaan alkaen -päivämäärä asetetaan niin, että listan ensimmäisen päivän tapahtumien kuuluu tulla kyseiselle päivälle.
Avoimien henkilöiden määrä	Valinnalla voidaan lisätä toistuvalle työvuorolistalle henkilörivejä, jotka eivät ole sidottu oikeisiin henkilöihin. Tämä mahdollistaa vuorojen suunnittelun henkilötasolla tilanteessa, jossa oikea henkilö ei ole suunnitteluvaiheessa vielä tiedossa. Avointen henkilöiden vuorot luodaan ilman linkitettyä henkilöä ja voidaan esimerkiksi Kalenteri-näkymässä siirtää oikealle henkilölle.

Työvuorolista-välilehti

Työvuorolista-välilehdellä luodaan listalle kuuluvat vuorot ja liitetään ne tarvittaessa Henkilöihin. Näkymässä näkyy Yleiset-välilehden Listan pituus -kohdan asetuksen mukainen määrä päiviä.

Listalla näkyvät henkilöt, joille on henkilön Asetukset-välilehdeltä asetettu työvuorosuunnittelu käyttöön. Jos listalle on valittu kiinteä kohde, näytetään vain ne henkilöt, jotka on asetettu työntekijöiksi kyseiseen kohteeseen.

Tapahtumien lisäys

Tapahtumien lisäys tapahtumien hallinnointinäkymällä

Tapahtumia lisätään painamalla -painiketta halutun henkilön ja päivän kohdalla ja valitsemalla Lisää tapahtuma -valinnalla. Painike näkyy hiiren ollessa kentän kohdalla. Lisää tapahtuma -valinnalla tapahtuman tiedot syötetään käsin Tapahtumien hallinnointinäkymässä.

Tapahtumien lisäys työvuoromalleista

Jos järjestelmään on luotu työvuoromalleja, voi tapahtumia lisätä vetämällä ja pudottamalla niitä kalenterinäkymään tai valitsemalla niitä -painikkeesta aukeavasta valikosta.

Jos työvuoromalleja on perustettu järjestelmään, mutta niitä ei näy kalenterinäkymän yläosassa, varmista että asetus Näytä työvuoromallit on valittuna.

Tapahtumien muokkaaminen, siirtäminen ja kopiointi

Tapahtuma avataan muokattavaksi klikkaamalla sitä. Muokkauksessa käytetään Tapahtumien hallinnointinäkymää.

Yksittäisen tapahtuman voi siirtää toiselle henkilölle tai päivälle helpoiten vetämällä ja pudottamalla. Jos tapahtumaa pudotettaessa pidetään CTRL-näppäin pohjassa, tapahtuma kopioituu siirtymisen sijaan. Useamman tapahtuman siirtämiseen kannattaa käyttää Toiminnot-valikon Muuta henkilö tapahtumille -toimintoa (ks. ohje alempana).

Massatoiminnot

Massatoiminnot aktivoidaan valitsemalla yksi tai useampi päivä tai koko näkymän tapahtumat valintaruuduilla. Valintoja voi tehdä seuraavasti:

• Yksittäisen henkilön yksittäisen päivän tapahtumien valinta: Yksittäisen henkilön yksittäisiä päiviä valitaan klikkaamalla valintaruutua halutun päivän kohdalta. Jos päivälle on useampi tapahtuma, kaikki tulevat valituiksi. Yksittäisten tapahtumien valintoja voi tämän jälkeen poistaa tapahtumia klikkaamalla.
• Henkilön näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Henkilön kaikki näkyvät tapahtumat vallitaan klikkaamalla henkilön vieressä näkyvää valintaruutua.
• Päivän kaikkien tapahtumien valinta: Kaikki päivän näkyvät tapahtumat kaikilta henkilöiltä voi valita klikkaamalla päivämäärän vieressä näkyvää valintaruutua.
• Kaikkien näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Näkymän kaikki tapahtumat voidaan valita kalenterin vasemman yläkulman valintaruudulla.

Tapahtumien ollessa valittuna Toiminnot valituille tapahtumille -dialogista voidaan suorittaa valituille tapahtumille seuraavat toiminnot:

Painike	toiminnallisuus
Siirrä	Siirtää valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, siirtyy ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan.
Kopioi	Kopioi valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, kopioituu ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan. Kopioinnin yhteydessä on lisäksi mahdollista asettaa valitut tapahtumat kopioitumaan tulevaisuuteen valituin väliajoin.
Poista	Poistaa valitut tapahtumat.

Muutosten tekeminen toistuvaan työvuorolistaan

Jos muutos tulee voimaan heti, se voidaan tehdä muuttamalla halutut asiat suoraan toistuvan työvuorolistan tietoihin. Tällöin muutos päivittyy tallennuksen jälkeen heti kaikille kyseisen toistuvan työvuorolistan perusteella luoduille tuleville tapahtumille, joita ei ole muokattu.

Jos muutos halutaan ajastaa tapahtumaan vasta tulevaisuudessa, kannattaa se tehdä Jatka listaa uudella listalla -painikkeella, joka näkyy välilehtien yläpuolella toistuvan työvuorolistan muokkauksessa. Tällä tavalla järjestelmä asettaa nykyisen listan päättymään ja uuden alkamaan saumattomasti eikä asetuksia tarvitse muuttaa poislukien uuteen listaan tehtävät muutokset.

Toistuviin työvuorolistoihin liittyvät yleiset asetukset

Näkymän yläreunan -kuvakkeesta voi valita, näytetäänkö asiakas ja kohde valittavana toistuvan työvuorolistan asetuksissa. Lisäksi ne voi asettaa tarpeen mukaan pakollisiksi (jos esimerkiksi halutaan, että toistuvat työvuorolistat luodaan aina kohdekohtaisesti, voidaan kohde asettaa pakolliseksi)