Sairauspoissaolojen automaattinen karenssipäivä
Työehtosopimuksen taakse on mahdollista määrittää automaattinen sairauspoissaolojen karenssi. Ominaisuus on päällä automaattisesti esimerkiksi Kiinteistöpalvelualan työntekijöitä koskevassa työehtosopimuksessa.
Karenssi toimii siten, että ensimmäiselle sairauspoissaolopäivälle muodostuu automaattisesti karenssipäivä-merkintä.
Toiminnallisuus on joustava palkanlaskennan suhteen:
- Siirto palkanlaskentaan: Karenssipäivä-tapahtumatyypille voidaan määrittää haluttu palkkalaji, mikäli tieto halutaan siirtää palkanlaskentaan asti (esim. seurantaa varten).
- Siirron estäminen palkanlaskentaan: Vaihtoehtoisesti karenssipäivä voidaan jättää kokonaan siirtämättä bruttopalkkaraportilta palkanlaskentaan, jolloin se jää vain järjestelmän sisäiseksi tiedoksi.
Toiminnallisuuden käyttöönotto
- TES-asetukset: Siirry kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Työehtosopimukset.
Sairauspoissaolot-välilehdellä tulee olla valittuna asetus ”Automaattinen karenssi käytössä” asennossa KYLLÄ.
Määritä kenttään ”Lisää karenssipäivä kun työsuhteen kesto alle x kuukautta” TESin määräämä aika.
- Työsuhteen tiedot: Hallinta > Henkilöstön takana henkilön Työsuhde-välilehdellä tulee olla asetettuna ”Ensimmäinen työsuhde alkoi” -kenttään työsuhteen alkupäivämäärä.
- Aikatapahtumatyypit: Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit kautta tulee tarkistaa, että ”Karenssipäivä”-tapahtumatyyppi on aktiivisena.
- Poissaolon lisääminen: Lisää sairauspoissaolot aina Lisää poissaolo -työkalulla, jotta järjestelmä huomioi karenssipäivän automaattisesti.
Työkalu löytyy esimerkiksi kohdista Raportit > Bruttopalkkaraportti tai Raportit > Tuntiraportti.
Huom! Ominaisuus on yleensä määritelty esihenkilöille ja pääkäyttäjille.
Mikäli työkalu ei näy raporteilla, otathan yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään.
Käyttäjäoikeuksien määrittäminen (pääkäyttäjät)
Lisää poissaolo -työkalun saa näkyviin seuraavasti:
- Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit.
- Avaa haluttu profiili kynän kuvasta ja siirry Oikeudet-välilehdelle.
- Rullaa sivun alalaitaan kohtaan Kalenteritapahtumatyökalut.
- Valitse valikosta ”Lisää poissaolo” ja tallenna muutokset.
Sairauspoissaolon lisääminen karenssilla
Suosittelemme aina kirjaamaan sairauspoissaolon yhdellä kokonaisella merkinnällä toteutuneen pituuden mukaisesti Lisää poissaolo -työkalulla, mikäli halutaan karenssipäivä nousemaan ylläolevien määrittelyjen mukaisesti.
- Siirry joko brutto– tai tuntiraportille (Raportit > Tunti-/bruttopalkkaraportti).
- Paina suodattimien alla näkyvää Lisää poissaolo -painiketta.
- Valitse henkilö, jolle olet lisäämässä sairauspoissaoloa.
- Valitse poissaolotyypiksi Sairauspoissaolo.
- Aseta aikaväli, jolle olet lisäämässä sairauspoissaoloa, ja täppä kenttään Lisää karenssipäivä.
- Tarkista, että karenssipäivä on muodostunut ensimmäiselle tapahtumalle, jonka jälkeen tallenna poissaolo.
Tämän jälkeen järjestelmä lisää ensimmäisen karenssipäivän automaattisesti tapahtumalle, mikäli henkilön työsuhteen kesto on alle määritellyn kuukausirajan.
Karenssipäivä on tallennuksen jälkeen nähtävillä esimerkiksi Aika > Kalenteri -näkymässä tai Raportit > Tuntiraportti -osiossa.
Vaihtoehtoinen tapa: Sairauspoissaolon lisääminen päivä kerrallaan
Jos haluat lisätä sairauspoissaolot päivä kerrallaan työntekijän ilmoituksien mukaisesti (eikä yhdellä kokonaisella merkinnällä, mikä on suositus), toimi näin:
- Avaa Lisää poissaolo -työkalu raportilla (tunti- tai bruttopalkkaraportti).
- Valitse henkilö ja poissaolotyypiksi sairauspoissaolo (kuten ylläolevassa ohjeessa).
- Aseta ilmoitettu sairauspäivä aikaväliin, ja täppä kenttään Lisää karenssipäivä, jonka jälkeen tallenna tapahtuma.
- Mikäli sairauspoissaolo jatkuu, lisää seuraavat päivät samalla tavalla, mutta ota täppä pois kohdasta ”Lisää karenssipäivä”.
Tällöin järjestelmä ei muodosta uutta karenssipäivää yhtäjaksoiselle sairauspoissaolon jaksolle.
Tärkeää huomioitavaa
- Manuaalinen lisäys: Karenssipäivän lisäystä ei tehdä automaattisesti mistään muusta toiminnosta kuin ”Lisää poissaolo” -työkalun kautta. Jos lisäät sairauspoissaolon esimerkiksi suoraan kalenteriin (Aika > Kalenteri), karenssipäivä on asetettava manuaalisesti.
Jos sinulla herää kysyttävää tai kohtaat ongelmia karenssipäivään liittyen, voit olla yhteydessä tukeemme arkisin klo 8-16 välillä sähköpostilla: tuki@maxtech.fi tai p. 010 229 6200.