Käyttöopas: Poissaolojen hallinta
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet poissaolojen hallintaan.
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika+™ | Poissaoloanomusten lähettäminen Poissaoloanomusten käsittely Henkilöstö |
Käyttötarkoitus
Poissaolojen hallinnalla saadaan organisaatioon aikaan poissaolojen (lomat, liukumavapaat, muut poissaolot) anomis- ja hyväksymisprosessi. Työntekijät pyytävät poissaoloja, ja esimies voi ne hallitusti hyväksyä ja tiedottaa työntekijälle automaattisesti, että poissaoloanomus on hyväksytty.
Käytön valmistelu
Poissaolojen hallinta vaatii toimiakseen toimintoprofiilille Poissaoloanomusten lähettäminen ja poissaoloanomusten käsittely -moduulit, käyttötuestamme tuki@maxtech.fi voi pyytää moduulin aktivoinnin tuotteeseen Työaika+™.
Aikatapahtumatyyppien merkitseminen poissaoloiksi
Kun moduulit on aktivoitu, käy merkitsemässä aikatapahtumatyypeille (Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit) mitkä poissaolot haluat näkyvän poissaolojen anomisvaiheessa. Mikäli organisaation kaikki poissaoloanomukset halutaan tiettyihin osoitteisiin niin ne määritellään Oletussähköpostiosoitteet-kenttään.
Poissaolojen käsittelijöiden määrittäminen
Esimiehet voivat vastaanottaa poissaoloanomuksia, esimiehille merkitään henkilöstöasetuksiin yleiset-välilehdelle:
Poissaoloanomusten käsittelijä määritellään henkilön taakse asetukset-välilehdelle tai yksikön taakse. Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Asetukset-välilehti:
Kaikilla henkilöillä, sekä poissaoloanomusten lähettäjillä, että anomusten vastaanottajilla, pitää olla sähköpostiosoite tallennettuna henkilön tietoihin:
Yksikön esimiesten määrittäminen
Jos organisaatiossa on käytössä yksikkörakenne, voidaan ohjata poissaolopyynnöt yksikön esimiehelle, johon henkilö kuuluu. Yksikön taakse voi valita yhden tai useampia poissaoloanomusten käsittelijöitä. Esimiehen käyttäjätunnuksella täytyy olla oikeus anomuksen tehneeseen henkilöön.
Poissaoloanomusten lähettäminen web-järjestelmästä
Työntekijä voi anoa poissaoloja web-käyttöliittymästä valikossa Aika > Poissaoloanomusten lähettäminen (aktivoi Poissaoloanomusten lähettäminen ja Henkilöstö -moduulit toimintoprofiilille). Kun henkilö täyttää ja lähettää poissaoloanomuksen niin siitä menee tietoa työntekijän sekä poissaolojen käsittelijän sähköpostiin.
Poissaoloanomusten lähettäminen mobiilisovelluksella
Erillinen ohje: Maxtech-mobiilisovellus: Poissaoloanomusten lähettäminen
Poissaoloanomusten käsittely
Poissaolojen käsittely tapahtuu web-käyttöliittymässä valikossa Aika > Poissaoloanomusten käsittely. Valitse käsiteltävät anomukset ja paina alhaalta Käsittele valitut tapahtumat -nappia. Aseta tila sekä mahdollinen kommentti. Lisäksi voit laittaa tapahtumalle valmiiksi sisäisen hyväksyntätason. Klikkaa lopuksi lähetä-nappia. Kun anomus on käsitelty niin siitä menee tieto työntekijän sähköpostiin ja aikatapahtumat muodostuvat järjestelmään ja ovat tarkasteltavissa esim. tapahtumalistalta.
