Bruttopalkanlaskentaan ja palkkasiirtoon liittyviä virheilmoituksia ja ratkaisuja

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Yleistä bruttopalkkaraportilla näkyvistä virheistä

Jos tapahtuman kohdalla näkyy jokin virheilmoitus suorita tapahtumille jälkilaskenta ja tarkista korjaantuiko tilanne sillä. Kuukausipalkkaisille ei yleisesti muodostu muita kuin lisäpalkkarivejä (ylityöt, ilta- ja yölistä, henkilökohtaiset lisät jne.).

Virheilmoitus: Henkilön palkkatietojen laskenta ei ole käytössä.

• Ratkaisu: Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Asetukset-välilehti > Bruttopalkan ja työajan määräytyminen = ”Työsopimukset”

Virheilmoitus: Henkilön palkkatietojen laskenta ei ole käytössä (työsopimuksella).

• Ratkaisu: Määritä työsopimukselle Bruttopalkan määräytyminen = ”Määritelty työsopimuksen välilehdille”

Virheilmoitus: Ei palkkarivejä jos tämä on virhe, ole hyvä ja tarkasta työsopimuksen asetukset

• Ratkaisu: Bruttopalkan määräytyminen on asetettu ”Laske vain lisät” kohtaan, muuta siihen tarvittaessa ”Määritelty työsopimuksen välilehdille”
• Ratkaisu: Bruttopalkkaraportin asetukset > Palkat (Brutto) -välilehti > aktivoi Laske myös nollapalkat -asetus

Virheilmoitus: Palkkarivien automaattinen laskenta ei ole käytössä

• Ratkaisu: Automaattinen palkkarivien laskenta on poistunut käytöstä. Mikäli automaattinen palkkarivien laskenta ei ole käytössä, tämä näkyy Tila-sarakkeessa varoituskolmiona. Ei palkkarivejä -virheilmoitus muodostuu yleisimmin silloin, kun palkkarivejä muokataan manuaalisesti. Jos automaattisesti muodostuneet palkkarivit on poistettu tai osa automaattisista palkkariveistä on poistettu (kirjattuna osa palkkariveistä, mutta ei kaikkia mitä pitäisi muodostua), poistuu automaattinen laskenta käytöstä. Tämän saa korjattua muokkaamalla riviä kynän kuvaketta painamalla ja siirtymällä Palkkatiedot-välilehdelle. Muutetaan valinta kohdassa ”Automaattinen palkkarivien laskenta” kohtaan ”Kyllä” ja tallennetaan. Oikeat palkkarivit nousevat nyt raportille. Huomioithan, että jälkilaskenta ei laske riviä uudelleen, mikäli automaattinen palkkarivien laskenta on pois päältä.

• Ratkaisu: Jos tapahtumalle on käytetty työtä, tarkista työn asetuksista, että automaattinen palkkarivien laskenta on päällä.

Virheilmoitus: Henkilöllä ei ole voimassaolevaa työsopimusta.

• Ratkaisu: Lisää henkilölle työsopimus Hallinta > Työaika ja palkat > Työsopimukset-sivulla

Virheilmoitus: Henkilön palkkaryhmää / maksuryhmää ei ole asetettu.

• Ratkaisu: Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Työsopimukset-välilehti > muokkaa > Yleiset-välilehti > valitse maksuryhmä

Virheilmoitus: Bruttopalkan ja työajan määräytyminen: Bruttopalkan ja työajan määräytymiseksi on valittu työsopimukset, mutta yhtään työsopimusta ei ole määritetty.

• Ratkaisu: Lisää työsopimus Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Työsopimukset-välilehti > ”Lisää”

Palkkaviennin virheilmoituksia

Virheilmoitus: Schema settings not defined for salary unit [palkkalaji] tai Schema-asetuksia ei ole määriteltynä palkkalajille [palkkalaji]

• Ratkaisu: Kyseiselle palkkalajille ei ole määritelty vientiasetuksia järjestelmässä. Näiden asetusten (esim. palkkalajinumero kohdejärjestelmässä) puuttuessa siirto ei onnistu.

Tarkista palkkalajikohtaiset vientiasetukset. Siirry Maxtechin palkkalajien asetusten hallintaan (Hallinta > Työaika ja palkat > Palkkalajit > Palkkalajien asetukset. Etsi listasta virheilmoituksessa mainittu palkkalaji ja muokkaa kynän kuvakkeesta. Tarkista ja lisää tarvittavat vientitiedot, kuten palkkalajinumero sekä muut mahdolliset kohdejärjestelmässä vaaditut asetukset. Alla esimerkki schema asetuksista.

Virheilmoitus: Validation error: Resource not found with person number (xxxx)

• Ratkaisu: Tämä virhe tarkoittaa, että siirrettävää henkilöä (henkilönumero esimerkiksi 3102) ei löydy kohdejärjestelmästä tai henkilönumerot eivät täsmää siirron lähde- ja kohdejärjestelmässä. Henkilönumeron voi tarkistaa Hallinta > Henkilöstö > muokkaa kyseessä olevaa henkilöä.
• Tarkista myös siirron kohdekausi ja varmista, että henkilölle on avattu sama työaikakausi molemmissa järjestelmissä eli Maxtechin siirrettävä ajanjakso on avattuna kohdejärjestelmässä.

Virhetilanne: Työntekijän tuntien siirto palkkajärjestelmään ei onnistu

Joillakin työntekijöillä Maxtech-järjestelmän leimatut tunnit eivät siirry palkkahallinnon järjestelmään, vaikka asetuksista ”Vie työntekijän palkkarivit palkkojen siirtotiedostoon” on valittuna. Muilla työntekijöillä siirto toimii normaalisti.

• Ratkaisujen tarkistuslista:

1. Asetusten tarkistus:
   • ”Vie työntekijän palkkarivit palkkojen siirtotiedostoon” tulee olla aktivoituna. Jos asetus on kunnossa, mutta siirto ei edelleenkään toimi, jatkakaa seuraaviin tarkistuksiin.
2. Tarkistakaa työntekijän palkkatyyppi:
   • Kuukausipalkkaiset: Jos työntekijä on kuukausipalkkainen, järjestelmä siirtää vain erikseen luodut palkkarivit (esim. lisät, ylityöt). Mikäli työntekijällä ei ole muita palkkarivejä kyseiseltä ajalta, mitään ei siirry.
   • Tuntipalkkaiset: Kaikki kirjatut työajat ja lisät siirtyvät normaalisti, kun asetus on oikein.
3. Varmistakaa, että työaikamerkinnät on tallennettu:
   • Varmistakaa, että kyseiselle työntekijälle on tallennettu työaikamerkintöjä ja mahdollisia lisiä kyseiselle siirtojaksolle. – Tarkastakaa bruttopalkkaraportti. Raportista näette, onko palkkarivejä muodostunut.
4. Tarkistakaa palkkarivien muodostus siirtojaksossa:
   • Siirtotiedostoon siirtyvät vain ne päivät, joilta palkkarivi löytyy. Tieto ei siirry, jos merkintöjä tai palkkarivejä puuttuu.
5. Palkkalajit ja yksiköt:
   • Varmistakaa, että työntekijän palkkalajiasetukset ovat oikein (esim. oikea palkkalaji ja yksikkö on valittuna). Väärä palkkalaji voi estää tuntien siirron. Jos epäselvää, tarkistakaa palkkalajiasetukset henkilön tiedoista ja verratkaa niihin työntekijöihin, joilla siirto onnistuu.