Maxtech-mobiilisovellus: Työajan kirjaaminen
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Maxtech-mobiilisovelluksen tuntikirjaustoiminto mahdollistaa työaikamerkintöjen ja poissaolokirjausten tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta sekä tehtyjen kirjausten tarkastelun ja korjaamisen kirjausmallien ja käyttäjän oikeuksien sallimissa rajoissa. Kirjausasetukset (esimerkiksi kirjaustapa, kirjattavat tiedot, pakolliset tiedot) määritellään kirjausmalleilla.
Sovellus toimii tarvittaessa offline-tilassa, jolloin tiedot päivittyvät web-järjestelmään laitteen päästessä verkkoon.
Tuntikirjauksen käyttäminen vaatii käyttäjältä moduulin Tuntikirjaus (mobiili).
Alla olevissa kuvauksissa henkilö tarkoittaa Maxtech-mobiilisovellukseen kirjautuneena olevaan käyttäjään liitettyyn henkilö.
Yleistä tietoa tapahtumien kirjaamisesta
Tuntikirjauksessa tapahtuman aloitus- ja lopetusaika syötetään ennen tapahtuman tallentamista. Reaaliaikakirjauksessa tapahtuma aloitetaan ja lopetetaan erikseen tapahtuman alkaessa ja päättyessä. Jos sijaintitietojen tallennus on valittu käyttöön mobiilisovelluksen asetuksissa, reaaliaikakirjauksille tallennetaan aloituksen ja lopetuksen yhteydessä sijaintitiedot. Kirjausmallin asetuksista riippuen puuttuvista sijaintitiedoista voi tulla varoitus tai kirjaaminen voidaan estää kokonaan. Tuntikirjauksille sijaintitietoa ei tallenneta.
Käyttäjän moduuleista ja kirjausmallin asetuksista riippuen tapahtumalle voi lisätä myös palkka- ja/tai laskutusrivejä.
Jos henkilön asetuksissa on asetettu siirtymät käyttöön, ne luodaan reaaliaikakirjauksissa asetusten mukaisesti kirjausten väliin. Tuntikirjauksille siirtymiä ei tallenneta.
Maxtech-mobiilisovelluksella tehdyt tuntikirjaukset ja reaaliaikakirjaukset tallennetaan järjestelmään omina kirjaustapoinaan, joten ne on helppo tunnistaa esimerkiksi bruttopalkkaraportilta tarkasteltaessa.
Sovelluksen päänäkymä
Tapahtuma kirjataan napauttamalla haluttua kirjausmallipainiketta ja täyttämällä tiedot tapreelliselta osin. Kirjausmallin asetukset määrittävät, mitä tietoja tapahtumalle voidaan ja mitä on pakko kirjata (katso asetusten tarkemmat kuvaukset asetuksista ja niiden vaikutuksista Kirjausmallit-sivulta). Lisäksi töiden ja yksittäisten seurantatasojen (esimerkiksi Asiakkaat) valinnoissa näkyvät valittavana vain ne, joihin käyttäjällä on oikeudet.
Tuntikirjauksen aloittaminen
Seurantatasot suodattuvat ylhäältä alas eli ylempänä oleva valinta suodattaa alempana olevaa valintaa. Jos esimerkiksi työlle A on lukittu asiakas B ja työn valinta on ennen asiakkaan valintaa (työ-kenttä on asiakas-kentän yläpuolella), työn A valitseminen asettaa asiakkaan B valituksi ja estää sen vaihtamisen. Jos asiakkaan valinta on ennen työn valintaa, pitää asiakkaan B olla valittuna, jotta työn A voi valita. Jos asiakasta ei ole valittu tai joku muu asiakas on valittuna, ei työtä A voi valita.
Uutta kirjausta tehdessä oletusvalinnat työlle, kohteelle, työluokalle ja kustannuspaikalle haetaan henkilön asetuksista. Oletukset täytetään näkyvillä oleville kentille.
Valitse näkyvissä oleviin kenttiin tarvittavat tiedot ja huomioi, että punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Napauta sitten Aloita-nappia.
Käynnissä olevat kirjaukset
Jos kirjautuneella henkilöllä on käynnissä (tapahtumalla on alkuaika, mutta ei loppuaikaa) yksi tai useampi tapahtuma, ne näytetään tuntikirjauksen päänäkymän yläreunassa.
Jos tapahtumaan on liitetty kirjausmalli, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtumaa pääsee muokkaamaan napauttamalla sitä. Jos käynnissä olevaan tapahtumaan ei ole liitetty kirjausmallia, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtuman voi päättää, mutta sitä ei voi muokata. Kirjausmallittomia tapahtumia voi syntyä esimerkiksi aloitettaessa tapahtuma web-käyttöliittymästä.
Tapahtumat
Tapahtumat-painikkeesta aukeaa tapahtumalista, josta voi tarkastella ja muokata henkilön tapahtumia. Tapahtumat-painikkeen oikealla puolella näkyvät painikkeet kirjausmalleille, joihin käyttäjällä on oikeudet. Jos kirjausmallille on valittu kirjaustavoiksi sekä tuntikirjaus että reaaliaikakirjaus, molemmille näytetään oma painike.
Työaikatiedot
Näkymän alareunassa näytetään
- kuluvan päivän työaika
- kuluvan viikon työaika
- työaikaliukuma (mikäli se on henkilöllä käytössä)
Tapahtumalistan näkymä asetukset
Voit vaihtaa tapahtumien otsikkotietoa tarpeittesi mukaan sekä voit valita tapahtumalistalla näkyviä tietoja.
Tapahtumien suodattaminen
Voit suodattaa tapahtumalistan näkymää aikavälillä sekä tietyllä tapahtuman tyypillä.
Sovelluksen asetukset
Maxtech-mobiilisovelluksen asetuksissa voi asettaa sijaintitietojen tallennuksen käyttöön tuntikirjauksen reaaliaikakirjauksille (ei tuntikirjauksille), QR- ja NFC-kirjauksille ja työvuorolistan kirjauksille. Jos Tallenna sijaintitiedot reaaliaikakirjauksille -valinta on valittu, sijaintitieto tallennetaan tapahtuman aloituksen ja lopetuksen yhteydessä. Tallennettua sijaintitietoa voi tarkastella esimerkiksi Tapahtumalistalta.
Tapahtumailmoituksille on erillinen sijainnin tallennusvalinta Tallenna sijaintitiedot tapahtumailmoituksille. Jos se on valittu, tapahtumailmoitukseen tallennetaan laitteen sijainti ilmoituksen lähetyshetkellä. Tämä mahdollistaa sijainnin käyttämisen tapahtumailmoituksissa ilman, että sitä on pakko käyttää tuntikirjauksissa.
Asetuksista näkee myös sovelluksen versionumeron.
Jos asetus on päällä ja paikkatietoa ei löydy, näytetään seuraavanlainen ilmoitus, tällöin pitää laittaa paikkatieto päälle puhelimen asetuksista (se, mistä asetus löytyy, riippuu puhelimen mallista).
