Kalenteri (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee tuotteita:
– Maxtech Easy Työaika™
– Maxtech Easy Työvuorot™
Maxtech Pro™ -tuotteille on erillinen ohje.

Kalenteri-näkymässä voi helposti suunnitella työvuoroja ja muokata suunnitelmia sekä tarkastella, muokata, hyväksyä ja tarvittaessa korjata tai poistaa järjestelmään kirjattuja tapahtumia kalenterimuodossa. Kalenteri on tarkoitettu esimiestasoiseen työskentelyyn ja varsinaiset työaikakirjaukset tehdään tuntikirjaustoiminnolla web-käyttöliittymässä tai mobiilisovelluksessa. Anottavat poissaolot kannattaa anoa Poissaoloanomusten lähettäminen -toiminnolla ja hyväksyä Poissaoloanomusten käsittely -toiminnolla. Työvuorolistojen tarkasteluun on työntekijöille omat näkymät web-järjestelmässä ja mobiilisovelluksessa.

Kalenterissa näytettävää aikaväliä ja tapahtumia voi muuttaa näkymän yläreunan suodattimilla.

Tapahtumien lisäys

Tapahtumien lisäys tapahtumien hallinnointinäkymällä

Tapahtumia lisätään painamalla -painiketta halutun henkilön ja päivän kohdalla ja valitsemalla joko pikalisättävän tapahtuman tai lisäämällä tapahtuman käsin Lisää tapahtuma -valinnalla. Painike näkyy hiiren ollessa kentän kohdalla. Lisää tapahtuma -valinnalla tapahtuman tiedot syötetään käsin Tapahtumien hallinnointinäkymässä. Pikalisättävät tapahtumat ovat valittavissa kalenterin asetuksista.

Tapahtumien lisäys työvuoromalleista (vain Easy Työvuorot™)

Jos järjestelmään on luotu työvuoromalleja, voi tapahtumia lisätä vetämällä ja pudottamalla niitä kalenteriin. Jos työvuoromalleja on perustettu järjestelmään, mutta niitä ei näy kalenterin yläosassa, varmista että kalenterin asetus Näytä työvuoromallit on valittuna.

Tapahtumien muokkaaminen, siirtäminen ja kopiointi

Tapahtuma avataan muokattavaksi klikkaamalla sitä. Muokkauksessa käytetään Tapahtumien hallinnointinäkymää.

Yksittäisen tapahtuman voi siirtää toiselle henkilölle tai päivälle helpoiten vetämällä ja pudottamalla. Jos tapahtumaa pudotettaessa pidetään CTRL-näppäin pohjassa, tapahtuma kopioituu siirtymisen sijaan. Useamman tapahtuman siirtämiseen kannattaa käyttää Toiminnot-valikon Muuta henkilö tapahtumille -toimintoa (ks. ohje alempana).

Tapahtumien poistaminen

Helpoin tapa poistaa yksittäisiä tapahtumia on klikata tapahtumaa ja alkaa raahaamaan sitä, jolloin kalenterin yläosaan tulee näkyviin Vie roskakoriin -alue. Tapahtuman voi poistaa pudottamalla sen Vie roskakoriin -alueen päälle. Useampia tapahtumia voi poistaa massatoiminnoilla (ks. alla).

Massatoiminnot

Massatoiminnot aktivoidaan valitsemalla yksi tai useampi päivä tai koko näkymän tapahtumat valintaruuduilla. Valintoja voi tehdä seuraavasti:

• Yksittäisen henkilön yksittäisen päivän tapahtumien valinta: Yksittäisen henkilön yksittäisiä päiviä valitaan klikkaamalla valintaruutua halutun päivän kohdalta. Jos päivälle on useampi tapahtuma, kaikki tulevat valituiksi. Yksittäisten tapahtumien valintoja voi tämän jälkeen poistaa tapahtumia klikkaamalla.
• Henkilön näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Henkilön kaikki näkyvät tapahtumat vallitaan klikkaamalla henkilön vieressä näkyvää valintaruutua.
• Päivän kaikkien tapahtumien valinta: Kaikki päivän näkyvät tapahtumat kaikilta henkilöiltä voi valita klikkaamalla päivämäärän vieressä näkyvää valintaruutua.
• Kaikkien näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Näkymän kaikki tapahtumat voidaan valita kalenterin vasemman yläkulman valintaruudulla.

Tapahtumien ollessa valittuna Toiminnot valituille tapahtumille -dialogista voidaan suorittaa valituille tapahtumille seuraavat toiminnot:

Painike	toiminnallisuus
Siirrä	Siirtää valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, siirtyy ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan.
Kopioi	Kopioi valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, kopioituu ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan. Kopioinnin yhteydessä on lisäksi mahdollista asettaa valitut tapahtumat kopioitumaan tulevaisuuteen valituin väliajoin.
Merkitse poissaoloksi	Muuttaa valitut tapahtumat valitun tyyppiseksi poissaoloksi. Valittavissa olevat poissaolotyypit ovat asetettavissa järjestelmän oikean yläkulman -kuvakkeesta aukeavan asetusvalikon kohdasta Valittavat poissaolotyypit ”Toiminnot valituille tapahtumille” valikossa.
Lukitse	Lukitsee valitut tapahtumat. Lukittuja tapahtumia ei voi muokata avaamatta lukitusta.
Avaa lukitus	Avaa valittujen tapahtumien lukituksen.
Hyväksy	Merkitsee valitut tapahtumat hyväksytyiksi käyttäjän ylimmällä käytettävissä olevalla hyväksyntätasolla.
Hylkää	Merkitsee valitut tapahtumat hylätyiksi.
Poista	Poistaa valitut tapahtumat.

Varoitukset

Kalenteri näyttää varoituksia ylitöistä ja lepoajoista Kalenterin asetusten ja henkilöiden työaika-asetusten perusteella. Varoitukset näytetään niiden henkilöiden nimen kohdalla, joille on varoituksia. Lisäksi näkymän alareunassa näytetään kooste kaikista henkilöistä, joille on varoituksia. Kun tehty muutos aiheuttaa uuden varoituksen (esimerkiksi lyhentää henkilön viikkolevon valvottavaa aikaa lyhyemmäksi), varoitus näytetään myös näytön yläreunassa.

Lisätyövaroitukset

Jos Kalenterin asetuksista on valittu Näytä lisätyövaroitukset ja henkilöllä on lisätöiden laskenta käytössä, kalenteri näyttää varoituksen henkilölle muodostuvista lisätöistä (henkilön / työsopimuksen / työaikamallin työaika-asetuksista riippuen).

Ylityövaroitukset

Jos Kalenterin asetuksista on valittu Näytä ylityövaroitukset ja henkilöllä on ylitöiden laskenta käytössä, kalenteri näyttää varoituksen henkilölle muodostuvista ylitöistä (henkilön / työsopimuksen / työaikamallin työaika-asetuksista riippuen).

Viikko- ja vuorokausilepovaroitukset

Jos Kalenterin asetuksista on valittu Näytä lepoaikavaroitukset, kalenteri näyttää varoituksen, jos henkilölle lisättyjen tapahtumien väliin ei jää organisaation asetusten mukaista lepoaikaa.

Varoitus näytetään vain henkilöille, joille on henkilön asetuksista valittu lepoajan valvonta käyttöön.

Viikkolevolle voidaan asettaa huomautus- ja varoitusraja organisaation asetuksiin. Asetuksen pääsee määrittämään järjestelmän yläreunan -kuvakkeesta.  Viikkoleporajoja vastaavat ilmoitukset näytetään, jos henkilöllä ei ole kalenteriviikon aikana vähintään asetuksen pituista taukoa ilman työajaksi laskettavia tapahtumia. Vuorokausilepovaroitus näytetään, jos tapahtuman alkua seuraavan 24 tunnin kuluessa ei ole vähintään organisaation asetuksen pituista taukoa. 

Tapahtumia, joille on aikatapahtumatyypin asetuksissa valittu On lepoaikaa = kyllä, ei huomioida työaikana viikko- eikä vuorokausilevon laskennassa.

Muita kalenterin toimintoja

KUVAKE	MERKITYS
	Tapahtumasta syntyy ylitöitä.
	Huomautus ylitöistä tai puuttuvasta lepoajasta. Tarkemmat tiedot näkee Kalenterin oikean alareunan Huomautuksia tapahtumista -dialogista, joka näkyy, kun yksi tai useampi huomautus on voimassa.
	Henkilöiden järjestäminen (ks. tarkempi ohje alla).
	Kalenterin rivien ja sarakkeiden vaihtaminen toisin päin.
	Koko ruudun näkymä. Piilottaa valikon, palkit ja suodattimet, jotta Kalenterin saa mahdollisimman laajasti näkyviin.
Päivämääräsarakkeen otsikko	Päivämääräsarakkeen otsikon klikkaaminen näyttää päivän tapahtumat jananäkymässä, josta on kalenterinäkymää helpompi tarkastella tapahtumien kestoja.

Ryhmittelyn ja pikasuodatinten käyttäminen

Henkilöstöryhmien ollessa käytössä voit käyttää niitä pikasuodattimina valitsemalla kalenterin yläreunan Valitse ryhmittely -pudotusvalikosta Henkilöstöryhmä-valinnan. Sen ollessa aktiivinen voit nopeasti valita näytettävät henkilöstöryhmät kalenterin yläreunan valinnoilla.

Jos käytössä on Easy Työvuorot™, ryhmittelyn perusteena voi käyttää myös kohdetta. Tällöin kalenterissa näytetään henkilöt, joille on valittu Työntekijänä kohteissa -kenttään kyseinen kohde. Tämä helpottaa kohdekohtaista työvuorosuunnittelua, kun työntekijöitä työskentelee fyysisesti erillisisssä sijainneissa.

Voit myös tarvittaessa järjestää henkilöt haluttuun järjestykseen yksittäisen ryhmän ollessa valittuna (ks. tarkempi ohje alla).

Toiminnot-valikon toiminnot

Alla kuvatut toiminnot löytyvät kalenterin yläpuolella olevasta Toiminnot-valikosta.

Henkilöiden järjesteleminen (Järjestä henkilöstöä)

Järjestelytoiminnon käyttö vaatii moduulin Henkilöiden järjestely. Määritetty järjestys kuitenkin näkyy kaikille näkymän käyttäjille riippumatta siitä, onko heillä järjestelyyn oikeuttavaa moduulia.

Järjestä henkilöstöä -toiminnolla voit järjestää henkilöt haluamaasi näyttöjärjestykseen vetämällä ja pudottamalla henkilöt haluttuun järjestykseen. Järjestelyn ollessa käytössä järjestelmään perustetut uudet henkilöt tulevat listan loppuun. Järjestys on organisaatiokohtainen eli kaikki käyttäjät näkevät henkilöt samassa järjestyksessä.

Kaikkien henkilöiden järjestys

• Käytettävissä aina
• Vaikuttaa henkilöiden näyttöjärjestykseen, kun ryhmittelyä ei ole valittu tai kun useampi kuin yksi ryhmä on valittu näytettäväksi ryhmittelyn ollessa valittuna
• Järjestely tehdään painamalla -painiketta, kun ryhmittelyä ei ole valittu

Henkilöstöryhmäkohtainen järjestys

• Käytettävissä, jos organisaatiossa on yksi tai useampi henkilöstöryhmä
• Vaikuttaa henkilöiden näyttöjärjestykseen, kun yksi henkilöstöryhmä on valittu
• Järjestely tehdään painamalla -painiketta halutun henkilöstöryhmän ollessa valittuna pikasuodattimista

Henkilön vaihtaminen valitun aikavälin tapahtumilta (Muuta henkilö tapahtumille)

Muuta henkilö tapahtumille -toiminnolla voi muuttaa tai poistaa henkilön suunnitelluilta ja/tai valmistelu-tilassa olevilta tapahtumilta valitulta aikaväliltä. Valitse ensin tarvittaessa tapahtuman tilat ja sen jälkeen henkilö, jolta tapahtumati siirretään sekä henkilö, jolle tapahtumat siirretään. Tapahtumiin sidotun henkilön voi myös poistaa valitsemalla uudeksi henkilöksi Irrota henkilö. Aseta myös aikaväli, jolla olevat tapahtumat muutetaan. Jättämällä loppupäivän tyhjäksi voit siirtää kaikki tapahtumat alkupäivästä eteenpäin.

Ilman työntekijää olevien tapahtumien tarkastelu (Tapahtumat ilman työntekijää)

Tapahtumat ilman työntekijää -toiminnolla näet helposti kaikki tapahtumat, joihin ei ole sidottu työntekijää. Tapahtumat näkyvät valituista suodattimista riippumatta ja niitä voi muokata aloitus- ja lopetusaikaa klikkaamalla.

Kalenterin tärkeimmät asetukset

-kuvake näkymän yläreunassa

Näkymässä hallinnoidaan Kalenterinäkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Kalenteri-näkymästä, se näyttää suoraan kalenteriin liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Kalenteri.

Organisaation oletusasetukset -otsikon alla olevat kohdat asettavat oletusvalinnat käyttäjäkohtaisille asetuksille.

Asetus	merkitys
Näytä loman pikalisäys	Näyttää loman kalenterin tapahtuman lisäysvalikossa.
Valittavat poissaolotyypit ”Toiminnot valituille tapahtumille” valikossa	Määrittää mitä poissaoloja voidaan valita pikavalintoina yhden tai useamman tapahtuman ollessa valittuina.

Asetukset-valikko kalenterin yläreunassa

Valikossa olevat valinnat ovat käyttäjäkohtaisia eivätkä vaikuta muihin käyttäjiin.

asetus	merkitys
Näkymän tiheys	Näkymän tiheyden valinnalla voidaan näyttää enemmän tietoa kerralla. Oletus– ja Tiivis-valinnoissa näkymässä näkyvät samat tiedot, mutta hieman eri tavoin aseteltuina. Minimaalinen-valinnalla osa tiedoista piilotetaan ja näkymässä näytetään mahdollisimman paljon tapahtumia kerralla.
Näytä työvuoromallit (vain Easy Työvuorot™)	Näyttää työvuoromallit kalenterin yläpuolella. Helpottaa työvuorojen suunnittelua tilanteessa, jossa vakiomuotoisia vuoroja suunnitellaan vaihteleville henkilöille. Työvuoron voi vetää ja pudottaa kalenteriin halutulle henkilölle ja päivälle, jolloin sen tietoja ei tarvitse syöttää erikseen.
Näytä viikonloput	Jos tätä ei ole valittu, vain arkipäivät näytetään kalenterissa. Tällä voidaan säästää tilaa, jos tapahtumia ei ole viikonloppuisin.
Näytä vapaat ajat	Näyttää tapahtumien välissä olevat, yli puolen tunnin pituiset vapaat ajat. Valinta helpottaa havaitsemaan kirjauksettomat tauot kirjausten välissä esimerkiksi suunniteltaessa keikkatöitä.
Näytä yön ylittävät tapahtumat	Jos valinta ei ole käytössä, useammalle päivälle ulottuvat tapahtumat näytetään vain tapahtuman alkupäivänä.
Näytä yhteenveto-rivi	Näyttää kalenterin alareunassa päiväkohtaiset summat näkyvillä olevien työntekijöiden tunneista.
Näytä tyhjät rivit	Valinnan poistaminen piilottaa näkyviltä henkilöt, joilla ei ole yhtään näkyvillä olevaa tapahtumaa.
Näytä tapahtumat ilman työntekijää	Jos tämä on valittu, kalenterin yläreunassa näytetään rivi tapahtumille, joita ei ole merkitty kenellekään työntekijälle.
Korosta päivät, jolloin henkilön työsopimus tai työsuhde ei ole voimassa	Näyttää harmaana päivät, jolloin henkilöllä ei ole voimassaolevaa työsopimusta ja/tai työsuhdetta.
Korvaa ajat työvuoromallin tai tapahtumatyypin lyhenteellä	Jos tämä on valittu, tapahtumissa näytetään kellonaikojen sijaan työvuoromallin tai tapahtumatyypin lyhenne.
Näytä tapahtumien ikonit	Näyttää tapahtuman yläosassa tietoa esimerkiksi ylitöistä ja tapahtuman lukituksesta.
Näytä suunnitellut työajat (vain Easy Työvuorot™)	Näyttää suunnitellun ajan toteutuneen ajan yläpuolella, kun suunnitellulle tapahtumalle on kirjattu toteutunut työaika. Jos tätä ei ole valittu, vain toteutunut aika näytetään.
Näytä lisää tietoja	Mahdollistaa tapahtuman tarkempien tietojen näyttämisen Kalenterissa.
Näytä lisätyövaroitukset	Vuorokausi- ja jaksolisätyövaroitukset näytetään vain, jos tämä on valittu.
Näytä ylityövaroitukset	Vuorokausi- ja jaksoylityövaroitukset näytetään vain, jos tämä on valittu.
Näytä lepoaikavaroitukset	Vuorokausi- ja viikkolepovaroitukset näytetään vain, jos tämä on valittu.
Lähetä ilmoitus henkilölle, kun hänelle osoitetaan uusi vuoro (vain Easy Työvuorot™)	Mahdollistaa sähköposti-ilmoituksen lähettämisen työntekijälle, kun hänelle lisätään uusi suunniteltu vuoro.